المشكلة: الجدول مبني على الإحساس
أغلب الجداول تتسوى كذا: «الويكند زحمة نحط ناس زيادة». بس الزحمة الحقيقية تتركز في ساعات محددة، وتتغير حسب الموسم والرواتب والحملات.
النقص وقت الذروة يكلفك مبيعات ضايعة، والزيادة وقت الهدوء تكلفك رواتب بدون مردود. الاثنين خسارة، والفرق إن الأولى ما تبين في أي تقرير.
كيف تحسب عدد الموظفين المطلوب؟
- اعرف الزوار بالساعة من عداد الزوار، مو من عدد الفواتير بس.
- حدد طاقة الموظف: كم زبون يقدر يخدم بالساعة في نشاطك (كاشير، باريستا، بائع).
- اقسم: الزوار المتوقعين بالساعة ÷ طاقة الموظف = عدد الموظفين اللي تحتاجه.
- راقب نسبة التحويل: إذا نزلت بساعة معينة مع زيادة الزوار، غالباً هذا نقص موظفين. شوف نسبة التحويل.
- خطط للأسبوع الجاي من توقع المبيعات والزوار، مو من الأسبوع اللي فات بس.
مثال
مثال توضيحي لطريقة التفكير:
مثالكافيه يدخله الخميس من 8 إلى 10 مساءً حوالي 90 شخص بالساعة، والباريستا الواحد يخدم تقريباً 30 بالساعة. يعني يحتاج 3، وهو حاط 2. وبنفس اليوم من 2 إلى 4 العصر يدخل 25 بالساعة وحاط 3. نقل موظف من العصر لليل ما يكلفك ريال زيادة، وممكن يرجع لك مبيعات كانت تضيع بالطابور.
أخطاء شائعة في جدولة الموظفين
- نفس الجدول لكل أيام الأسبوع.
- الاعتماد على المبيعات لتحديد الزحمة: المبيعات تنزل لما يكون فيه نقص، فتحسب إن الساعة هادية وهي بالعكس.
- نسيان الحملات والمواسم: رمضان، الرواتب، المناسبات.
- تقليل الموظفين لتوفير الرواتب في الساعات اللي تجيب أكثر دخل.
خطوات عملية تبني فيها جدول الأسبوع الجاي
هالخطوات ما تحتاج برنامج معقد، بس تحتاج رقمين ما يعطيك إياهم الكاشير لحاله: كم واحد دخل بكل ساعة، وكم موظف كان موجود فيها. ولما يكونون جنب بعض، القرار يصير واضح.
- أولاً: اطبع جدولك الحالي بالساعة، مو بالوردية. كثير من النقص يختفي داخل الوردية الطويلة.
- ثانياً: حط جنبه عدد الداخلين والفواتير لكل ساعة من آخر أسبوعين.
- ثالثاً: علّم الساعات اللي الزوار فيها عالي والفواتير ما لحقت. هذي ساعات نقص.
- رابعاً: علّم الساعات اللي فيها موظفين كثير والزوار قليل. هذي ساعات زيادة.
- خامساً: انقل ساعات من الزيادة للنقص قبل ما تفكر بتوظيف جديد، مثلاً تأخير بداية وردية أو تقسيمها.
- سادساً: بعد أسبوعين قارن نفس الساعات وشوف إذا الفواتير زادت.
الجدولة حسب نوع النشاط
- الكافيه: ورديات قصيرة تغطي زحمة الصبح والمساء، والباريستا الثاني وقت الطابور أهم من وجوده طول اليوم. شوف الكافيهات.
- المطعم: الصالة والمطبخ لهم ذروة مختلفة شوي، والتحضير لازم يخلص قبل ذروة الغداء والعشاء.
- محل التجزئة: البائع اللي يساعد الزبون يرفع التحويل، فركّز البائعين بالمساء والويكند. شوف محلات التجزئة.
- عدة فروع: موظف متنقل بين فرعين قريبين ممكن يغطي ذروة كل فرع بوقتها.
لما يكون عندك موظف زيادة
الجدولة الصح ما تعني دايماً موظفين أكثر. أحياناً الأرقام تبين إن عندك موظفين زيادة في ساعات هادية كل يوم، مثل بعد الظهر في أغلب الكافيهات. هالساعات تقدر تستغلها في التحضير والتنظيف والتدريب، أو تختصر فيها الوردية وتنقل الساعات لوقت الذروة.
الهدف مو تقليل الموظفين، الهدف إن كل ساعة دوام تكون في المكان اللي يحتاجها.
مثالكافيه فيه ثلاث موظفين من 2 إلى 5 العصر، يدخل فيها حوالي 30 شخص بالساعة، بينما من 7 إلى 10 الليل يدخل حوالي 90 بالساعة بنفس العدد. نقل موظف واحد من العصر لليل ما يزيد التكلفة، ويخدم الطابور وقت ما يحتاجه.
كيف تسويها تبصيرة؟
تبصيرة تقارن عدد الزوار بالساعة مع عدد الموظفين بالجدول، وتطلع لك قرار واضح: «ناقصك موظف الخميس من 8 إلى 10 مساءً» أو «عندك موظف زيادة الأحد الصبح»، مع تقدير بالريال لكم ممكن يرجع لك لو عدّلت.
وتنبهك قبل الأيام اللي متوقع فيها زحمة، وتعطيك الصورة لكل فرع بشاشة وحدة. تبصيرة ما تحط الجدول بدالك، تعطيك القرار وأنت تقرر.
أسئلة شائعة
كيف أعرف كم موظف أحتاج في المطعم أو الكافيه؟
اعرف عدد الزوار بكل ساعة وكم زبون يخدم الموظف الواحد بالساعة، واقسم. تبصيرة تسوي هالحساب لك من بيانات الباب.
هل تبصيرة برنامج حضور وانصراف؟
لا. تبصيرة تقولك كم موظف تحتاج ومتى بناءً على الزحمة الفعلية. تقدر تستخدمها مع أي نظام حضور عندك.
هل يحسب المواسم مثل رمضان؟
تبصيرة تتعلم من أنماط محلك مع الوقت وتعطيك توقعات للأيام الجاية، فتقدر تخطط للمواسم بدري.
كم السعر؟
199 ريال للفرع شهرياً شامل الضريبة، والسينسر 1,599 ريال مرة وحدة شامل التركيب.
هل الجدولة تنفع للمحلات الصغيرة بموظفين اثنين أو ثلاث؟
إيه، بالعكس. في المحل الصغير غياب موظف واحد بساعة الذروة يفرق كثير، ومعرفة الساعة الصح تساعدك ترتب الدوام بدون ما تزيد أحد.